Правовое регламентирование и характеристика деятельности архивного отдела администрации города сургута по исполнению социально – правовых запросов граждан

ГЛАВА 1. Правовое регламентирование и характеристика деятельности архивного отдела администрации города сургута по исполнению социально – правовых запросов граждан

1.1 Законодательные акты и нормативно – методические документы, регламентирующие работу с социально – правовыми запросами

Законодательные и нормативно – правовые акты, направленные на регулирование работы по исполнению запросов социально – правового характера на федеральном уровне можно разделить на две группы:

1. Законы как акты, обладающие высшей юридической силой (Конституция Российской Федерации, кодексы, федеральные законы); 

2. Подзаконные акты (указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ, приказы и инструкции федеральных министерств и ведомств).

К первой группе нормативно – правовых актов, регламентирующих работу с социально – правовыми запросами относятся:

1) Конституция Российской Федерации. В соответствии с Конституцией граждане вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, а также свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом в случае, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

2) Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». В данном федеральном законе закреплено право граждан на местное самоуправление, которое реализуется посредством его организации в трех муниципальных образованиях: поселениях, городских округах, муниципальных районах. При этом за каждым из обозначенных муниципальных образований закреплен перечень вопросов местного значения. В частности, к вопросам местного значения городского округа относятся: 

- организацию библиотечного обслуживания населения, комплектование и обеспечение сохранности библиотечных фондов библиотек городского круга;

- сохранение, использование и популяризацию объектов культурного наследия (памятников истории и культуры), находящихся в собственности городского округа, охрана объектов культурного наследия местного (муниципального) значения, расположенных на территории городского округа;

- формирование и содержание муниципального архива.  

3) Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Настоящим законом регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В соответствии с положениями данного закона архивные учреждения на правах организаций, имеющих соответствующие архивные документы, обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4) Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Федеральный закон также регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления и устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. В соответствии с положениями настоящего закона граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные и муниципальные учреждения и иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам.

5) Федеральный закон от 27.07.2006  № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 

Данный законодательный акт регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, возникающие при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации. В части, касающейся исполнения социально-правовых запросов, закон устанавливает права граждан осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований законодательства.

6) Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Закон обеспечивает правовую базу обращения с персональными данными физических лиц в целях обеспечения конституционных прав человека, в нем определены принципы и правила обработки персональных данных. Кроме этого, регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных органами власти на всех уровнях, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг.

7) Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». 

Федеральный закон определяет принципы и процедуру предоставления государственных (муниципальных) услуг, условия и порядок их оплаты, права заявителей и обязанности органов власти. В частности, граждане имеют право на полные, актуальные и достоверные сведения о государственных и муниципальных услугах, а также на их предоставление дистанционно в электронном виде. Государственные и муниципальные органы, в свою очередь, должны оказывать их своевременно, согласно стандарту и в соответствии с административным регламентом, разработка которого осуществляется органом, оказывающим государственную или муниципальную услугу. Законом предусмотрено оказание таких услуг в муниципальных центрах, работающих по принципу "одного окна" и взаимодействующих с другими органами от имени заявителя без его участия.

Вторую  группу нормативно – правовых актов, регламентирующих работу с социально – правовыми запросами составляют следующие подзаконные акты:

1. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». 

Действия Правил, утвержденных настоящим приказом, распространяется на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской Академии Наук, которые осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Правила  определяют порядок работ по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, а в частности, устанавливают положения, обязательные для исполнения, работникам государственных и муниципальных архивов, занятых обработкой и исполнением запросов социально-правового характера. При этом архивы могут самостоятельно разрабатывать нормативные документы, регламентирующие работу с социально – правовыми запросами, но они не должны противоречить положениям настоящих Правил. 

Правила уточняют формы использования архивных документов, одной из которых является информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке. Также Правила классифицируют запросы, поступающие в архивы следующим образом:

- Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

 - Генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода;

 - Запросы социально – правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

В соответствии с положениями Правил тематические и генеалогические запросы исполняются архивом в порядке оказания платных услуг, социально – правовые запросы исполняются безвозмездно.

Правила устанавливают порядок исполнения запросов пользователей, начиная от их приема в электронной форме, средствами почтовой связи и в ходе личного приема заявителя, и заканчивая оформлением ответа на запрос в виде архивных справок, выписок и копий:

- перечислены сведения, необходимые для принятия запроса на исполнение;

- определены этапы работы с запросом;

- установлены сроки исполнения запросов;

- регламентированы правила составления архивных справок, выписок, подготовки архивных копий.

2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Работа с запросами социально – правового характера описана в пятом разделе Правил «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов». Проводя сравнительный анализ настоящих Правил с Правилами, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 можно выделить следующие изменения:

- изменился срок отправки в соответствующие организации непрофильного запроса. В соответствии с положениями Правил 2007 года этот срок составлял пять дней.  Правила же 2015 года устанавливают срок в семь дней;

- «Новые» Правила содержат положения о работе с интернет – обращениями, а также о правилах выдачи информационных документах в электронной форме.

 В остальном, Правила, утвержденные в 2015 году, предъявляют те же самые требования к работе с социально – правовыми запросами, что и Правила, описанные в предыдущем подпункте.

3. Приказ Министерства Российской Федерации от 22.12.2011 № 1216 «Об утверждении  Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".

Регламент разработан в целях повышения качества информационного обеспечения документной информацией физических и юридических лиц и определяет стандарт и последовательность действий Федерального архивного агентства по исполнению тематических и социально – правовых запросов. Регламента был разработан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг".

Регламентом определен круг заявителей, которым предоставляется государственная услуга, установлен перечень документов и сведений, необходимых в соответствии с нормативными – правовыми документами для ее получения. Регламентирован порядок исполнения запросов, этапы работы и сроки выполнения административных процедур.

Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает: 

а) регистрация запросов заявителей;

б) рассмотрение запросов руководством Росархива и передача для организации их исполнения в профильное структурное подразделение;

в) анализ тематики запросов заявителей;

г) направление запросов федеральных органов государственной власти по результатам их рассмотрения на исполнение в органы и организации по принадлежности;

д) направление запросов заявителей (кроме запросов федеральных органов государственной власти) на исполнение по принадлежности; 

е) подготовка и направление ответов заявителям;

ж) уведомление заявителей о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

Перечислены и документы, являющиеся результатом предоставления государственной услуги:

- информационные письма; 

- архивные справки; 

- архивные выписки; 

- архивные копии; 

- тематические перечни; 

- тематические подборки копий архивных документов; 

- тематические обзоры архивных документов; 

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений; 

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

В документе установлены формы контроля по исполнению Административного Регламента, которые включают текущий контроль, проведение плановых и внеплановых проверок. Кроме этого описан порядок обжалования решений и действий Росархива и его должностных лиц.

4. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2012 N 566 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

В соответствии с настоящим  Регламентом государственная услуга предоставляется в отношении проживающих за рубежом российских и иностранных граждан, а также лицам без гражданства.  Регламент устанавливает:

- основание для предоставления государственной услуги;

- сроки ее предоставления;

- перечень оснований для отказа в выполнении данной услуги;

- требования к порядку и формам контроля за предоставления государственной услуги и др.

В отличие от предыдущей редакции Административного регламента в принятой редакции упрощен порядок проставления апостиля на информационных документах архива, в частности, подпись и печать на апостиле не требуют заверения. 

Результатом предоставления государственной услуги в соответствии с Регламентом являются:

- информационные письма;

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- уведомление Министерства Иностранных Дел России о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

5. Основные Правила работы архивов организации, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Разработанные Правила  регламентируют порядок создания и комплектования архивов, хранения, описания, учета и использования архивных документов, а также регулируют процедуру проведения экспертизы ценности. Правила распространяются на государственные архивы, а также обязательными для исполнения всеми негосударственными организациями в части сохранности, описания, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации, являющихся государственной собственностью.

Для написания моей работы особое значение имеет восьмой раздел Правил - «Использование документов архива». В первом подразделе данного раздела даны основные понятия  использования документов архивного фонда, перечислены основные формы использования архивных документов:

-  Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

- Использование документов в средствах массовой информации;

-  Подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

- Выдача документов для работы в читальном зале архива;

- Выдача документов во временное пользование.

Второй подраздел – «Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера», содержит основные понятия информационных документов по запросам граждан и организаций: архивных справок, копий и выписок. Дается краткое описание правил составления и выдачи данных документов. В качестве приложения представлена форма архивной справки.

6. Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации. 

Настоящие рекомендации подготовлены Федеральным архивным агентством и целью их является разработка рекомендаций по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально – правового характера, выдаваемых по запросам граждан. Основой данных рекомендаций являются десять приложений, содержащих образцы ответов на типовые запросы, и сгруппированных в пять разделов:

- Архивные справки, подтверждающие трудовой стаж работы;

- Архивные справки о размере заработной платы;

- Архивные справки, подтверждающие работу в особых (вредных) условиях труда;

- Архивные справки по вопросам применения политических репрессий и реабилитации;

- Письмо с информацией об отсутствии запрашиваемых сведений.

7. Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера № 250 от 20.03.2012. 

Составителями данных методических рекомендаций являются сотрудники Всероссийского научно – исследовательского института документоведения и архивного дела. Положения Методических рекомендаций основаны на требованиях правовых нормативных актов, регулирующих правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления.          В методических рекомендациях учтен современный опыт работы архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера, использована методическая литература, в которой освещены вопросы определения исторической и научной ценности документов по личному составу, их отбору на государственное хранение. 

В первой главе рекомендаций даны разъяснения по практическому применению действующих норм правового и методического обеспечения, в том числе связанных с правовой регламентацией доступа к информации персонального характера при исполнении запросов социально-правового характера. Вторая глава посвящена организации и методике работы - порядку приема запросов заявителей, характеристике заявителей, условиям и последовательности этапов исполнения запросов, их регистрации, проверке запросов на повторяемость. Дана подробная характеристика информационных документов (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо), которые оформляются архивом по результатом поисковой работы для ответа заявителю, в том числе для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г.

 Особенности исполнения запросов по тематическим группам изложены в третьей главе пособия. По каждой группе указаны законодательные акты, нормативные правовые документы, регламентирующие социальные льготы, основные фонды и виды документов, содержащие соответствующие сведения, раскрыта методика исполнения запросов определенной тематики. Содержатся детальные рекомендации по составлению и оформлению архивных справок, копий, выписок и другие необходимые методические разъяснения.

 В четвертой главе освещаются вопросы ответственности и контроля исполнения запросов в государственном архиве. В составе методических рекомендаций – 161 приложение: тематические группы конфиденциальных персональных данных; формы запроса (обращения) заявителя и различных писем архивных учреждений, направляемых в организации или заявителям; многочисленные примеры составления запросов. 

В пособии даны рекомендации по повышению эффективности исполнения поступающих от граждан запросов социально-правового характера, что, по мнению составителей рекомендаций,  во многом зависит от тесного взаимодействия Росархива и  уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, Пенсионного фонда России и его отделений в субъектах РФ, а также от профессионализма кадров, знания ими административно-территориального деления, состава и содержания фондов архивов, современного законодательства по вопросам социального обеспечения, в том числе и по конкретным вопросам в зависимости от тематики самого запроса.

1.2 Анализ локальных актов по регламентации работы с социально – правовыми запросами

	Локальные нормативные акты, регламентирующие работу по исполнению социально – правовых запросов в архивных учреждениях Ханты – Мансийского автономного округа и, непосредственно, в архивном отделе Администрации города Сургута представлены  следующими законодательными актами и нормативно – методическими  документами:

	1) Закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005 № 42-ОЗ «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре».  

	Закон регулирует отношения в сфере реализации государственной политики в области архивного дела в Ханты – Мансийском автономном округе – Югре. Так, в соответствии с 4 статьей закона государственное управление архивным делом в ХМАО – Югре осуществляют Дума, Правительство автономного округа, а также уполномоченные органы исполнительной власти автономного округа в пределах своих полномочий. 

	Также в соответствии с настоящим законом архивные документы округа являются источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации, определены следующие источники:

- государственные архивы, музеи, библиотеки автономного округа; 

- органы государственной власти автономного округа, иные государственные органы автономного округа; 

- организации автономного округа; 

- органы местного самоуправления, муниципальные учреждения и организации.

Организации, перечисленные выше, как источники комплектования несут обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, их упорядочение и своевременную передачу на постоянное хранение.

2) Закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.06.2010 № 102-ОЗ «Об административных правонарушениях». 

Настоящим законодательным актом установлена административная ответственность за нарушение законов и иных нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и органов местного самоуправления муниципальных образований округа. Так, например, в соответствие со статьей четвертой данного закона, предусмотрена ответственность за неправомерный отказ, уклонение от предоставления материалов, документов по запросам органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, а также предоставление заведомо неполной или ложной информации.

	3) Решение Сургутский городской Думы от 18.02.2005 г. № 425-IIIГД            «О принятии Устава муниципального образования городской округ город Сургут». 

Устав – главный нормативно – правовой акт, регулирующий основные вопросы организации местного самоуправления в городском округе, в частности, в соответствии со статьей 41 среди полномочий Администрации города Сургута  в социальной сфере можно выделить организацию библиотечного и архивного обслуживания населения городского округа, комплектование и обеспечение сохранности библиотечных и архивных фондов городского округа.

5) Постановление Администрации города 02.02.2011 № 435 «Об утверждении порядка формирования и ведения реестра муниципальных услуг городского округа город Сургут». 

Под реестром муниципальных услуг городского округа город Сургут, в соответствии с данным Постановлением, понимается перечень муниципальных услуг, оказываемых органом местного самоуправления, муниципальными автономными, бюджетными, казенными учреждениями и другими организациями, в соответствии с их полномочиями, который содержит регулярно обновляемые сведения о муниципальных услугах.

Реестр содержит сведения об муниципальных услугах, предоставляемых органом местного самоуправления, а также муниципальными бюджетными, автономными, казенными учреждениями и другими организациями.

В документе перечислены также цели и принципы формирования Реестра, сферы его использования, требования к содержанию и порядок внесения возможных изменений.

	4) Постановление Администрации города от 17.03.2016 № 1873                  «О порядке разработки, проведении экспертизы и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг». 

Данным постановлением был утвержден Порядок, устанавливающий общие требования к разработке, проведению экспертизы и утверждению административных регламентов предоставления муниципальных услуг, оказываемых органами местного самоуправления. Административный регламент устанавливает:

- сроки и последовательность административных процедур и административных действий органов Администрации;

- порядок взаимодействия между органами Администрации и их должностными лицами;

- порядок взаимодействия органов Администрации с физическими                     или юридическими лицами (или заявителями), органами государственной             власти, а также организациями при предоставлении муниципальных услуг;

- требования к содержанию проектов административных регламентов;

- этапы разработки, экспертизы и утверждения регламентов.

Административные регламенты разрабатываются органами Администрации города Сургута, к сфере деятельности которых относится предоставление соответствующей муниципальной услуги.

5)  Постановление Администрации города от 14.04.2016 № 2822 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов».

Административный регламент содержит подробное описание процедуры предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, выписок и копий архивных документов, начиная от информации об учреждениях, предоставляющих услугу, и, заканчивая описанием порядка обжалования заявителями ее результатов. 

В соответствии с настоящим Регламентом муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации города Сургута, а также непосредственное участие в ее предоставлении принимает казенное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Сургута». 

В регламенте подробно описаны формы консультирования заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, а также даны разъяснения специалистам архивного отдела и сотрудникам Многофункционального центра по устным и письменным обращениям заявителей. Также перечислены требования к документам, предъявляемым заявителями для получения услуги, и способы их подачи в архивный отдел Администрации города или Многофункциональный центр.

Результатом предоставления муниципальной услуги в соответствии с Регламентом является:

- выдача (направление) архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов, информационного письма на бумажном носителе или в форме электронных документов;

- выдача (направление) уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги на бумажном носителе или в форме электронных документов;

- выдача (направление) информационного письма о хранящихся в архиве архивных документах по определенной теме, проблеме на бумажном носителе или в форме электронных документов.

Кроме этого в Регламенте содержится указание на сроки предоставления муниципальной услуги, в том числе и на сроки выдачи ее результатов заявителям одним из описанных способов. Обозначены требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, пошагово описана последовательность выполнения административных процедур, в том числе  в электронной форме и при участии Многофункционального центра. Дополнительно в приложении № 2 к Административному регламенту приведена блок – схема, схематично описывающая процедуры и последовательность их исполнения. Также в качестве приложения к Регламенту размещено заявление для предоставления архивной справки, архивной выписки и копий архивных документов в архивный отдел Администрации города. (ПРИЛОЖЕНИЯ)

	6) Методические рекомендации «Методика и организация исполнения запросов социально – правового характера в архивных органах Ханты – Мансийского автономного округа – Югры» от 25.11.2005 № 11.

Цель настоящих методических рекомендаций состояла в том, чтобы в соответствии с законодательными и нормативными документами Российской Федерации в области архивного дела и с учетом опыта архивных учреждений Ханты – Мансийского автономного округа раскрыть основные вопросы организации работы по исполнению запросов социально – правового характера, поступающих от граждан, учреждений, организаций. 

Методические рекомендации определяют порядок и сроки исполнения запросов социально – правового характера, правила оформления и выдачи архивных справок, выписок и копий, в том числе высылаемых в иностранные государства. В качестве приложений к методическим рекомендациям представлены такие образцы документов как: 

- анкета – заявления для наведения архивной справки по документам; 

- журнал регистрации запросов граждан;

- форма архивной справки о подтверждении стажа в организации, расположенной в местности, приравненной к районам Крайнего Севера;

- форма архивной справки о подтверждении трудового стажа, заработной платы и районного коэффициента;

- форма письма об отсутствии в архиве документов;

- форма сопроводительного письма к архивной копии (выписке);

- форма архивной выписки;

- форма акта возврата документов собственнику;

- форма акта об изъятии подлинных единиц хранения;

- форма сопроводительного письма о возврате подлинного личного документа.

8) Инструкция по делопроизводству в Администрации города, утвержденная Распоряжением Администрации города от 31.01.2014 № 193.

Данная инструкция была разработана в соответствии с законодательными и нормативно – правовыми актами, с соблюдением требований государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в целях совершенствования работы с документами, упорядочения документооборота и обеспечения контроля исполнения документов на базе применения новых информационных технологий.

Инструкция по делопроизводству в Администрации города устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, копированием и тиражированием служебных документов несекретного характера в Администрации города и ее структурных подразделениях. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с документами в электронном виде, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с помощью информационных технологий.

Специалисты архивного отдела как непосредственные сотрудники Администрации города несут ответственность за несоблюдение требований данной Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации, а также информируют руководство о состоянии их исполнения.





1.3 Структура и функции архивного отдела, осуществляющего исполнение муниципальной услуги по исполнению запросов социально – правового характера

Архивный отдел является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городской округ город Сургут – Администрации города Сургута и уполномоченным органом по осуществлению отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Структура Администрации города и схема подчиненности ее структурных подразделений была утверждена Решением городской Думы   «О структуре Администрации города» от 28.06. 2007 года и представлена в Приложении №.

В соответствии с Положением архивный отдел Администрации города не является юридическим лицом, имеет печать с собственным наименованием, соответствующие штампы и бланки, необходимые для его деятельности. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Администрации города, органами государственной власти и местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции.

В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Сургута, решениями Думы города, постановлениями и распоряжениями Главы города, нормативно-методическими документами Федеральной архивной Службы России, Службы по делам архивов автономного округа и настоящим положением.

Архивный отдел был создан в целях:

- реализации вопроса местного значения по формированию и содержанию муниципального архива;

- реализации отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа;

- информационного обеспечения органов местного самоуправления городского округа город Сургут, удовлетворения прав граждан и организаций на получение архивной информации.

Основными задачами и функциями отдела являются:

1. В области обеспечения сохранности и учета архивных фондов и архивных документов:

1.1. Обеспечение постоянного хранения архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации:

- архивных фондов и архивных документов действующих органов местного самоуправления, муниципальных организаций города;

- архивных фондов и архивных документов, отнесенных к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и расположенных на территории города;

- архивных документов других юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документы личного происхождения, фото- и видеодокументы, отображающие их прошлое и настоящее, документы общественных организаций.

1.2. Обеспечение временного хранения:

- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций;

- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, переданных ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и Администрацией города;

1.3. Обеспечение хранения архивных документов, дополняющих архивные фонды отдела:

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющ.......................